Luôn trễ việc là do sai ngay từ lập kế hoạch.

Từ nhà báo bình thường đến nhà quy hoạch thành phố lớn, con người trên toàn cầu đều bị trễ hạn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể khắc phục sự thiên lệch về nhận thức khiến điều này xảy ra?

"Tôi thích các hạn chót. Tôi yêu tiếng rít mà chúng phát ra khi chúng đi qua," cố tác giả người Anh Douglas Adams đã từng nói châm biếm.

Hầu hết chúng ta có thể hiểu được cảm giác thời gian bay vù vù bay qua trước mắt khi chúng ta đang nỗ lực để hoàn thành một nhiệm vụ. Ít nhất thì hầu hết sự chậm trễ của chúng ta không phải là nguyên nhân của sự sỉ nhục quốc gia, nhưng thời hạn bị lỡ đã làm đỏ các bộ mặt chính trị trong nhiều trường hợp. Hãy xem xét Nhà Hát Opera Sydney. Chính phủ Úc lần đầu tiên trao dự án vào năm 1958, với ngày hoàn thành dự kiến là năm 1963. Tuy nhiên, nó chỉ được khánh thành vào năm 1973 - trễ 10 năm - với chi phí vượt trội cực kỳ lớn.

Các ví dụ nổi bật ngày nay bao gồm Cầu Hồng Kông-Chu Hải-Macao, Sân bay Berlin Willy Brandt, và Đường sắt cao tốc HS2 được ca ngợi nhiều của Anh hiện chậm 7 năm so với hạn mục tiêu.

Tại sao chúng ta lại tệ hại đến thế trong việc bám sát lịch trình? Lời giải thích không thể chỉ là sự lười biếng hoặc sự trì hoãn, vì trong nhiều trường hợp, các nhân viên đã làm việc hết công suất. Thay vào đó, các nhà tâm lý học có xu hướng đổ lỗi cho một tật về nhận thức được gọi là 'sai lầm khi lập kế hoạch', khiến chúng ta luôn đánh giá thấp thời gian để hoàn thành một dự án. Kết quả là thời hạn ban đầu của ta là sai ngay từ đầu.

Cho dù bạn đang quản lý một dự án chuyên nghiệp phức tạp, hay chỉ đơn giản là nâng cấp ngôi nhà của mình, việc hiểu về sai lầm khi lập kế hoạch sẽ giúp bạn đạt mọi mục tiêu đúng hạn.

Khi dân tại những hòn đảo nghỉ mát không còn nơi sống

Cách học giỏi ngoại ngữ mà không tốn thời gian

Người bị quá nhiều việc cần dùng chiến thuật gì?

Có nên bám trụ công việc mình ghét?

Vì sao cách nói trong kinh doanh đôi khi khó nghe

Khái niệm sai lầm khi lập kế hoạch lần đầu tiên được giới thiệu bởi nhà tâm lý học và kinh tế học từng đoạt giải Nobel Daniel Kahneman, và cộng tác viên Amos Tversky vào những năm 1970, người có cảm hứng nghiên cứu khi thấy những thói quen của các đồng nghiệp. Hai ông đã rất ngạc nhiên khi thấy các đồng nghiệp của mình thường xuyên đánh giá thấp thời gian hoàn thành của dự án ngay cả khi họ bị lỡ hạn nhiều lần ở các dự án tương tự trong quá khứ. Họ không học được từ những những sai lầm của mình.

Các khảo sát xác nhận rằng sai lầm khi lập kế hoạch là phổ biến ở mức đáng kinh ngạc. Ở trường học và ở đại học, nó có thể được thấy ở cả nhân viên và sinh viên. Trong công nghệ thông tin (IT), các cuộc khảo sát cho thấy chỉ ít hơn một phần ba các dự án là đáp ứng được thời hạn ban đầu. Trong nghiên cứu và thiết kế công nghiệp, các dự án vượt khoảng 3,5 lần thời gian dự kiến. Và như Adams đã ghi nhận, đó là tai họa của các tác giả: các ước tính không chính thức cho thấy có tới 90% các nhà văn chuyên nghiệp lỡ hạn giao bản thảo của họ. Sai lầm khi lập kế hoạch cũng giúp ta hiểu lý do tại sao mọi người không khai thuế đúng hạn, hết năm này qua năm khác và bắt đầu đi mua sắm Giáng sinh khi đã quá muộn. Trong mỗi trường hợp, những thất bại trước đó dường như không cải thiện được cơ hội đáp ứng đúng thời hạn trong tương lai.

Một giả thuyết cho rằng sai lầm khi lập kế hoạch là do ta có nhiều xu hướng tập trung vào các chi tiết nhỏ của một kịch bản, hơn là vào bức tranh lớn - điều mà Kahneman gọi là "cái nhìn bên trong". Ví dụ, với tư cách là một nhà văn tự do sắp xếp lịch trình cho một nhiệm vụ, tôi có thể bắt đầu tập hợp tất cả những người tôi cần gọi, tất cả giấy tờ tôi cần đọc và những nơi tôi cần đến. Vì các yếu tố cụ thể đó sẽ khác nhau với các nhiệm vụ khác nhau nên tôi có thể không coi những kinh nghiệm trước đây của mình là phù hợp với dự án cụ thể này.

Vấn đề khó khăn là sự thất bại của chúng ta để hoàn thành đúng hạn thường đến từ các yếu tố ít lường trước được, những yếu tố tổng quát hơn - chẳng hạn như những can thiệp mới do các nhiệm vụ khác gây ra, những khó khăn trong việc đi lại hoặc trong việc cung ứng cần thiết, hoặc do ốm đau- tất cả có thể góp phần gây chậm trễ. Chính những khó khăn này đã làm ta lỡ hạn trong quá khứ - và nhận biết thực tế này có thể giúp ngăn chặn trước những rắc rối đó trong tương lai. Tuy nhiên, do tập trung quá nhiều vào các chi tiết rất cụ thể của nhiệm vụ hiện tại và bỏ qua các bài học trong quá khứ, chúng ta đã không tính đến những khả năng xảy ra đó.

Xu hướng này có thể trở nên trầm trọng hơn bởi "cách lập luận có động cơ" - chúng ta thường chỉ tìm bằng chứng phù hợp với mục tiêu của mình, và thường thích được cảm thấy một dự án có thể được hoàn thành nhanh chóng với ít nỗ lực, điều này khiến ta bỏ qua hoặc loại bỏ những manh mối rằng nó có thể mất nhiều thời gian hơn. Chúng ta có thể tự bảo mình rằng tất cả các nhà cung cấp lần này là đáng tin cậy hơn, hoặc các rắc rối về vận tải khiến ta bị chậm lần trước chỉ xảy ra một lần thôi, vì ta muốn cảm thấy tự tin rằng dự án lần này sẽ tiến triển suôn sẻ.

Việc 'lập luận có động cơ' có thể là một vấn đề đặc biệt trong các doanh nghiệp mà mọi người có thể được thưởng vì thời hạn ngắn một cách phi thực tế, điều này có thể giải thích tại sao nó xảy ra đặc biệt nhiều ở ngành IT. "Đó có thể là điều gì đó liên quan đến cạnh tranh để dành được hợp đồng và do vậy đã dự tính thấp những chi phí cần thiết trong khi đấu thầu," Kevin nói tại Đại Học Bournemouth ở Anh. Lưu ý rằng điều này không nhất thiết liên quan đến sự lừa dối có chủ ý: do 'lập luận có động cơ', người ta thường có thể dễ dàng tự lừa mình hơn là cố ý lừa khách hàng.

Nhân viên Hàn Quốc giảm stress ở công sở thế nào?

Chế độ nghỉ thai sản ở các nước phát triển

Một sự hiểu biết về sai lầm khi lập kế hoạch có thể giải thích được tại sao ngay cả những nỗ lực tốt nhất để quản lý thời gian đôi khi có thể phản tác dụng. Trong một nghiên cứu năm 2003, một nhóm sinh viên đại học Canada đã được yêu cầu lập kế hoạch chi tiết để thực hiện các nhiệm vụ, như mua sắm cho lễ Giáng sinh. Không như mong đợi, ước tính thời gian của họ thậm chí còn phi thực tế hơn những người không sắp xếp lịch trình. Vấn đề là họ vẫn tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành, thay vì tập trung vào tất cả những sự can thiệp ít đoán trước được và những thách thức có thể ngăn trở họ thực hiện đúng hạn. Kế hoạch chi tiết của họ chỉ đơn giản là làm cho họ có cảm giác sai lầm về an toàn.

Rõ ràng, đây là những nhiệm vụ khá đơn giản và nếu bạn đang bắt tay vào một dự án phức tạp, thì việc cụ thể hóa các bước cần thiết vẫn là điều cốt yếu. Thí dụ nghiên cứu của Kinda Milkman tại Đại Học Pennsylvania và của Leslie John tại Trường Kinh Doanh Harvard, cho thấy rằng việc thiết lập những "mục tiêu thực hiện" có thể làm giảm sự trì hoãn và tăng cơ hội cho mọi người thực hiện theo kế hoạch của họ.

Nhưng nếu bạn muốn thực hiện các kế hoạch thực tế hơn ngay từ đầu, bạn cũng nên chú ý hơn đến các kinh nghiệm trước đó và chống lại sự cám dỗ muốn loại bỏ sự thích ứng của chúng đối với vấn đề đang làm. (Nếu bản thân bạn chưa tự mình trải nghiệm loại dự án này, hãy nhìn vào mức trung bình của những người ở cương vị tương tự.)

Các tình huống có thể không giống nhau - chắc rằng bạn sẽ không đối mặt với đúng những thách thức đó ở lần này - nhưng sẽ như một đường cơ sở gần đúng, những kinh nghiệm trước đây sẽ giúp bạn thiết lập ước tính cơ bản đúng hơn về thời gian để hoàn thành một dự án, sau đó bạn có thể tinh chỉnh với các chi tiết cụ thể. Thomas nói rằng bản thân ông đã áp dụng chiến lược này. "Tôi cố gắng không coi nhiệm vụ hiện tại là thứ gì đó độc nhất so với những gì tôi đã gặp trước đây," ông nói.

Nghe có vẻ quá đơn giản, nhưng nghiên cứu cho thấy nó thực sự có hiệu quả. Nếu bạn nghe theo lời khuyên đó, thì "tiếng rít" đáng lo ngại của những lời thất hứa sẽ có thể thuộc về quá khứ, khi bạn trao trả từng dự án mà hạn chót vẫn còn ở phía trước.

Bài tiếng Anh trên BBC Capital